Das Buch in Kürze
2001 erschienen und millionenfach verkauft, ist Getting Things Done, unter Kennern GTD, wahrscheinlich die einflussreichste Methode der Selbstorganisation, die je geschrieben wurde: Sie hat eine ganze Generation von Aufgaben-Apps inspiriert. Die These: Ihr Kopf ist zum Denken da, nicht zum Speichern.
David Allen, ein Berater, der jahrzehntelang überlastete Führungskräfte gecoacht hat, beschreibt darin ein vollständiges System, um den Kopf zu leeren, ohne etwas zu verlieren. Hier sind die fünf Ideen der Methode, und wie Sie sie einrichten.
Der Geist wie Wasser: alles erfassen
Ihr Gehirn ist dafür gemacht, Ideen zu haben, nicht, sie zu speichern. Das ist der Ausgangspunkt von David Allen: Jede Aufgabe, jedes Versprechen, jedes Projekt, das Sie im Kopf behalten, bildet eine "offene Schleife", die Aufmerksamkeit verbraucht und Stress erzeugt. Die Lösung besteht darin, 100 % Ihrer Verpflichtungen in einem verlässlichen externen System zu erfassen: Notizbuch, App oder Eingangskorb, ganz egal, solange Sie es regelmäßig leeren.
Ist der Geist einmal entlastet, erreichen Sie den Zustand, den David Allen "Geist wie Wasser" nennt: Wie eine Wasseroberfläche, die angemessen auf den hineingeworfenen Stein reagiert, antworten Sie auf jede Anforderung, ohne überwältigt zu werden, und kehren dann zur Ruhe zurück.
Allen stützt diese Feststellung auf einen gut belegten Mechanismus: Eine unerledigte Aufgabe beschäftigt den Geist weiter, bis sie in einem vertrauenswürdigen System erfasst ist, der Effekt der offenen Schleifen. Daraus folgen zwei praktische Anforderungen: Das Erfassungswerkzeug muss immer griffbereit sein, ein Notizbuch in jeder Jacke statt eines schönen, aber unerreichbaren Systems, und die erste Sammlung muss vollständig sein. Allen warnt: Dieses erste große Ausleeren dauert oft mehrere Stunden, und genau sein Umfang erzeugt das Befreiungsgefühl, das Praktizierende beschreiben.
Notieren Sie alles, was Ihnen durch den Kopf geht, in einem externen System: Ihr Gehirn soll denken, nicht speichern.
Nächste Aktion und 2-Minuten-Regel
Erfassen genügt nicht: Es braucht Klarheit. Für jedes Element Ihres Eingangskorbs stellt David Allen eine entscheidende Frage: "Was ist die nächste Aktion?", also die nächste sichtbare, physische Handlung, die die Sache voranbringt. "Den Urlaub organisieren" ist keine Aktion; "die Ferienwohnung anrufen, um die Verfügbarkeit zu prüfen" ist eine.
Hier greift die berühmteste Regel des Buches: Wenn eine Aktion weniger als 2 Minuten dauert, erledigen Sie sie sofort. Sie für später abzulegen würde mehr Aufwand kosten, als sie gleich auszuführen. Andernfalls delegieren Sie sie oder setzen sie auf eine Liste der nächsten Aktionen, geordnet nach Kontext: Telefon, Computer, Besorgungen.
Allen schärft eine Unterscheidung, die Anfänger oft übersehen: Jedes Ergebnis, das mehr als eine Aktion erfordert, ist ein Projekt und gehört auf eine separate Projektliste. Den Urlaub organisieren lebt auf der Projektliste; die Vermietung anrufen lebt auf der Liste der nächsten Aktionen. Das Wechselspiel zwischen beiden bringt die Dinge voran: Das Projekt hält den Kurs, die nächste Aktion hält die Bewegung. Ohne diese Trennung vermischen die Listen Ambitionen mit Handgriffen, und das Gehirn hört auf, ihnen zu vertrauen.
Verwandeln Sie jede vage Aufgabe in eine konkrete Aktion, und erledigen Sie sofort alles, was weniger als 2 Minuten dauert.
Der Wochenrückblick, der Schlussstein
Ein Organisationssystem funktioniert nur, wenn Ihr Gehirn ihm vertraut. Dieses Vertrauen bröckelt, sobald Ihre Listen veralten. David Allen verordnet deshalb ein nicht verhandelbares Ritual: den Wochenrückblick. Ein bis zwei Stunden pro Woche, um Ihre Eingangskörbe zu leeren, Ihre Projekt- und Aktionslisten zu aktualisieren und Ihre Fristen zu prüfen.
Dieser Rückblick unterscheidet die GTD-Praktiker, die langfristig dabeibleiben, von denen, die aufgeben. Er gibt Ihnen den Überblick über alle Ihre Verpflichtungen zurück und erlaubt Ihnen, Ihre Prioritäten mit klarem Kopf zu wählen, statt der Dringlichkeit des Augenblicks ausgeliefert zu sein.
Allen empfiehlt einen festen wiederkehrenden Termin, sein Favorit ist der Freitagnachmittag: Die Woche ist frisch im Gedächtnis, und der Kopf geht entlastet ins Wochenende. Er gliedert den Rückblick in drei Schritte: klar werden (alle Eingänge leeren), aktuell werden (jede Projekt- und Aktionsliste durchgehen, Erledigtes streichen, Fehlendes ergänzen), dann kreativ werden (die Liste Irgendwann/Vielleicht durchsehen und Wünsche auftauchen lassen). Viele GTD-Abbrüche haben eine einzige Ursache: den drei Wochen in Folge ausgelassenen Wochenrückblick.
Blocken Sie jede Woche einen Termin in Ihrem Kalender, um Ihr System zu aktualisieren: Er garantiert alles andere.
Die Höhenhorizonte
GTD ist nicht nur Listenmechanik: Allen bietet auch eine Höhenperspektive an, inspiriert von der Luftfahrt, um zu prüfen, ob Ihre Aktionen Ihrem Leben dienen. Auf Landebahnhöhe liegen die nächsten Aktionen; auf dreitausend Metern die laufenden Projekte; auf sechstausend Ihre Verantwortungsbereiche, Arbeit, Familie, Gesundheit, Finanzen; auf neuntausend Ihre Ziele auf ein bis zwei Jahre; auf zwölftausend Ihre langfristige Vision; und ganz oben die Sinnfrage: Wozu das alles?
Die meisten Produktivitätsmethoden bleiben am Boden; die meisten Bücher zur Persönlichkeitsentwicklung bleiben in der Höhe. GTD verbindet beides: Jede Ebene muss zu der darüber passen.
In der Praxis rät Allen, zuerst den Boden zu ordnen, denn ein vollgestopfter Kopf kann nicht über sein Leben nachdenken, und dann von Zeit zu Zeit eine Ebene aufzusteigen, bei einem Monats- oder Jahresrückblick. Eine nächste Aktion, die keinem höheren Horizont dient, ist vielleicht eine Aktion zum Streichen.
Ihre Listen verwalten die Landebahn; prüfen Sie regelmäßig, ob sie auch den höheren Ebenen dienen.
Die Liste Irgendwann/Vielleicht
Unter den Listen des Systems spielt eine eine Sonderrolle: Irgendwann/Vielleicht. Sie sammelt alles, was Sie jetzt nicht angehen wollen, aber nicht verlieren möchten: Klavier lernen, ein Buch schreiben, Japan besuchen, dieses Nebenprojekt starten.
Ihre Funktion ist doppelt. Erstens schützt sie das System: Ohne sie verschmutzen nicht dringende Wünsche die Aktionslisten und machen sie unrealistisch, oder sie bleiben im Kopf und erzeugen neue offene Schleifen. Zweitens schützt sie die Träume: Bei jedem Wochenrückblick durchgesehen, gibt sie schlummernden Projekten regelmäßig eine neue Chance, und manche wandern im richtigen Moment auf die aktiven Listen.
Allen ergänzt ein komplementäres Werkzeug, die Wiedervorlagemappe: ein Ordner mit 43 Fächern, eines pro Monatstag und eines pro Monat, in die Sie legen, was an einem bestimmten Datum wieder auftauchen soll. Die gemeinsame Idee: Nichts geht verloren, nichts steht im Weg.
Ein am richtigen Ort notierter Traum belastet Ihre Tage nicht und geht nie verloren.
Für wen ist dieses Buch?
Dieses Buch ist für Sie, wenn Sie mit Dutzenden Projekten und Verpflichtungen jonglieren, wenn Aufgaben Sie nachts aufwecken oder wenn sich Ihre Listen stapeln, ohne dass ein System länger als zwei Wochen hält. Führungskräfte, Selbstständige und überlastete Eltern finden hier eine vollständige Methode. Lassen Sie es liegen, wenn Sie nur wenige Aufgaben pro Woche haben: GTD ist ein anspruchsvolles System für die Überlastung, sein Formalismus wäre dann unverhältnismäßig.
Die gezeigten Cover unterscheiden sich aus Rechtsgründen von den Originalausgaben. Die Zusammenfassungen basieren getreu auf den Werken.
