Der Geist wie Wasser: alles erfassen
Ihr Gehirn ist dafür gemacht, Ideen zu haben, nicht, sie zu speichern. Das ist der Ausgangspunkt von David Allen: Jede Aufgabe, jedes Versprechen, jedes Projekt, das Sie im Kopf behalten, bildet eine "offene Schleife", die Aufmerksamkeit verbraucht und Stress erzeugt. Die Lösung besteht darin, 100 % Ihrer Verpflichtungen in einem verlässlichen externen System zu erfassen: Notizbuch, App oder Eingangskorb, ganz egal, solange Sie es regelmäßig leeren.
Ist der Geist einmal entlastet, erreichen Sie den Zustand, den David Allen "Geist wie Wasser" nennt: Wie eine Wasseroberfläche, die angemessen auf den hineingeworfenen Stein reagiert, antworten Sie auf jede Anforderung, ohne überwältigt zu werden, und kehren dann zur Ruhe zurück.
Notieren Sie alles, was Ihnen durch den Kopf geht, in einem externen System: Ihr Gehirn soll denken, nicht speichern.
Nächste Aktion und 2-Minuten-Regel
Erfassen genügt nicht: Es braucht Klarheit. Für jedes Element Ihres Eingangskorbs stellt David Allen eine entscheidende Frage: "Was ist die nächste Aktion?", also die nächste sichtbare, physische Handlung, die die Sache voranbringt. "Den Urlaub organisieren" ist keine Aktion; "die Ferienwohnung anrufen, um die Verfügbarkeit zu prüfen" ist eine.
Hier greift die berühmteste Regel des Buches: Wenn eine Aktion weniger als 2 Minuten dauert, erledigen Sie sie sofort. Sie für später abzulegen würde mehr Aufwand kosten, als sie gleich auszuführen. Andernfalls delegieren Sie sie oder setzen sie auf eine Liste der nächsten Aktionen, geordnet nach Kontext: Telefon, Computer, Besorgungen.
Verwandeln Sie jede vage Aufgabe in eine konkrete Aktion, und erledigen Sie sofort alles, was weniger als 2 Minuten dauert.
Der Wochenrückblick, der Schlussstein
Ein Organisationssystem funktioniert nur, wenn Ihr Gehirn ihm vertraut. Dieses Vertrauen bröckelt, sobald Ihre Listen veralten. David Allen verordnet deshalb ein nicht verhandelbares Ritual: den Wochenrückblick. Ein bis zwei Stunden pro Woche, um Ihre Eingangskörbe zu leeren, Ihre Projekt- und Aktionslisten zu aktualisieren und Ihre Fristen zu prüfen.
Dieser Rückblick unterscheidet die GTD-Praktiker, die langfristig dabeibleiben, von denen, die aufgeben. Er gibt Ihnen den Überblick über alle Ihre Verpflichtungen zurück und erlaubt Ihnen, Ihre Prioritäten mit klarem Kopf zu wählen, statt der Dringlichkeit des Augenblicks ausgeliefert zu sein.
Blocken Sie jede Woche einen Termin in Ihrem Kalender, um Ihr System zu aktualisieren: Er garantiert alles andere.
Die gezeigten Cover unterscheiden sich aus Rechtsgründen von den Originalausgaben. Die Zusammenfassungen basieren getreu auf den Werken.
