Getting Things Done von David Allen: die komplette Zusammenfassung
2001 erschienen und auf Deutsch als Wie ich die Dinge geregelt kriege bekannt, ist Getting Things Done von David Allen wahrscheinlich die einflussreichste Selbstorganisationsmethode, die je in einem Buch veröffentlicht wurde. GTD, sein Akronym, ist in Unternehmen weltweit zum Begriff geworden. Diese Zusammenfassung stellt die Methode vor und zeigt, wie Sie sie einführen, ohne unterzugehen.
Allens Versprechen ist nicht, mehr zu tun, sondern mit ruhigem Kopf zu tun: einen Zustand zu erreichen, den er mit Wasser vergleicht, das auf jedes Ereignis mit genau der richtigen Intensität reagiert, nicht mehr und nicht weniger, und dann zur Ruhe zurückkehrt. Das ganze System ist darauf gebaut, Ihr Gehirn vom Gewicht all dessen zu befreien, was es nicht vergessen will.
Geist wie Wasser: alles erfassen
Ihr Gehirn ist dafür gemacht, Ideen zu haben, nicht, sie zu speichern. Das ist David Allens Ausgangspunkt: Jede Aufgabe, jedes Versprechen, jedes Projekt im Kopf bildet eine offene Schleife, die Aufmerksamkeit verbraucht und Stress erzeugt. Diese unsichtbare Anhäufung ist eine der Wurzeln dessen, was wir heute mentale Last nennen.
Die Lösung besteht darin, 100 Prozent Ihrer Verpflichtungen in einem verlässlichen externen System zu erfassen: Notizbuch, App oder Ablagekorb, das Werkzeug ist egal, solange Sie es regelmässig leeren. Was zählt, ist das Versprechen an sich selbst: Nichts lebt mehr nur in Ihrem Kopf.
Klären: die nächste Aktion und die 2-Minuten-Regel
Erfassen genügt nicht: Man muss klären. Für jedes Element Ihres Eingangskorbs stellt Allen eine entscheidende Frage: Was ist die nächste Aktion, also der nächste physische, sichtbare Schritt, der die Sache voranbringt? Den Urlaub organisieren ist keine Aktion; die Vermietung anrufen, um die Verfügbarkeit zu prüfen, ist eine.
Hier kommt die berühmte 2-Minuten-Regel ins Spiel: Wenn die nächste Aktion weniger als zwei Minuten dauert, erledigen Sie sie sofort, denn sie zu notieren und wiederzufinden würde mehr kosten als sie auszuführen. Andernfalls delegieren Sie sie oder verschieben sie ins System.
| GTD-Schritt | Frage | Ergebnis |
|---|---|---|
| Erfassen | Was beschäftigt meinen Kopf? | Alles landet notiert in einem Eingangskorb |
| Klären | Was ist die nächste Aktion? | Eine konkrete Aktion, oder Papierkorb, oder Referenz |
| Organisieren | Wo soll diese Aktion leben? | Kontextlisten, Kalender, Projekte |
| Reflektieren | Ist mein System aktuell? | Der Wochenrückblick |
| Handeln | Was tue ich jetzt? | Eine gelassene Wahl nach Kontext und Energie |
Organisieren: Kontextlisten statt einer Riesenliste
Einmal geklärt, wandern die Aktionen dorthin, wo Sie ihnen im richtigen Moment begegnen: in den Kalender, was ein Datum hat, in Kontextlisten (am Telefon, im Büro, Besorgungen) der Rest, in eine Projektliste für den Überblick und in eine Irgendwann-vielleicht-Liste die Wünsche ohne Verpflichtung.
Allen besteht auf einer Unterscheidung, die die meisten To-do-Listen zerdrücken: Der Kalender ist heilig und enthält nur, was an diesem Tag wirklich passieren muss. Alles hineinzustopfen macht aus Ihrem Tag eine von vornherein verlorene Schlacht.
Der Wochenrückblick: der Schlussstein des Systems
Ein Organisationssystem funktioniert nur, wenn Ihr Gehirn ihm vertraut, und dieses Vertrauen erodiert, sobald Ihre Listen veralten. Allen verordnet deshalb ein nicht verhandelbares Ritual: den Wochenrückblick. Ein bis zwei Stunden, jede Woche, um die Eingangskörbe zu leeren, die Projekt- und Aktionslisten zu aktualisieren und die Fristen zu prüfen.
Genau hier scheitern die meisten GTD-Anwender, und genau das macht den Unterschied: Ohne Rückblick verkommt das System zu einer weiteren Liste. Blocken Sie diesen Termin im Kalender wie eine Verabredung mit sich selbst, gleichrangig mit einer Sporteinheit.
Wie Sie mit GTD starten, ohne unterzugehen
Die komplette Einführung kann einschüchtern: Allen empfiehlt, mit einer grossen Anfangssammlung von mehreren Stunden zu beginnen, bei der alles geleert wird, Schubladen inklusive. Wenn das zu viel ist, beginnen Sie mit dem Eingangsstrom: Erfassen Sie ab heute alles, was ankommt, wenden Sie die 2-Minuten-Regel an und formulieren Sie jeden Aufschub als konkrete nächste Aktion.
Ergänzen Sie die übrigen Bausteine dann in Ihrem Tempo. Und für die Ausführung der gewählten Aktionen passt die Methode sehr gut zu Konzentrationsblöcken, etwa Pomodoro-Einheiten für Aufgaben, die Aufmerksamkeit verlangen.
Warum Getting Things Done als Zusammenfassung lesen
Allens Buch ist üppig: Dutzende Listen, Beispiele und Sonderfälle, geschrieben zu einer Zeit, als Papier noch dominierte. Mit Cobalt, unserer App für Buchzusammenfassungen, erfassen Sie die Architektur der Methode in wenigen Minuten, mit markierten Konzepten und anpassbarer Länge, auf iOS und Android.
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Zusammenfassungen zu lesen ist auch eine Möglichkeit, die Klassiker der Selbstorganisation aufzufrischen und das System langfristig scharf zu halten.